導入事例詳細

社会保険労務士法人 アーク&パートナーズ

社会保険労務士法人 アーク&パートナーズ

アーク&パートナーズは東京・銀座、新宿、幕張を拠点としている社会保険労務士法人です。
社会保険労務士の業務はもちろんですが、それだけではなく人事コンサルティングや外国人雇用・海外進出をサポートする国際業務も行っています。
人が働くこと、人に関わること、幅広く対応しています。

年末調整の簡略化もEnjoy Work(働き方改革)の一環だと改めて実感!

ここ数年クライアント様から働き方改革の話を多く聞くようになり、私たちもクライアント様に話したり、手伝う立場ではありましたが、「そもそも働き方改革を自分たちが出来ているのか」「自分たちが出来ていないことを言っても説得力がないのでは」と思い、2~3年前に私たち自身の働き方改革として、新しいモデルを示そうと“Enjoy Work”というキャッチコピーを作りました。

導入の経緯『年末調整CuBeクラウド』導入の経緯

ここ数年クライアント様から働き方改革の話を多く聞くようになり、私たちもクライアント様に話したり、手伝う立場ではありましたが、「そもそも働き方改革を自分たちが出来ているのか」「自分たちが出来ていないことを言っても説得力がないのでは」と思い、2~3年前に私たち自身の働き方改革として、新しいモデルを示そうと“Enjoy Work”というキャッチコピーを作りました。

“Enjoy Work”では、これまでやってきたことを少しずつ見直していきました。例えば、働く時間をフレキシブルにするとか、在宅ワークもOKにしようとか、有休消化率を上げようとか。あとは、服装についても、「ネクタイって本当に着用しなくてはならないのか。」と議論をしながら、夏はTシャツでもOKという形で実施をしてきました。それをクライアント様にフィードバックしようというのが、ここ数年の動きになります。思っていたよりも、クライアント様が実際に事務所を見に来ていただけたりと好評でした。

これらはこれからも進めていくんですが、昨今HRテックという大きなテクノロジーの波が来ていると話題になっていますが、そのHR分野で私たちができる役割ってなんだろうと考えた時に、HRテックとよく言われているが実際に使っているところはどのくらいあるのか、そのようなシステムで溢れかえっていて良いように見えるが手間がかかっていたりするのではないかと思いました。そういったシステムをうまくクライアント様に導入できるようにするのも、私たちの仕事であり、人事をHRテックの波に乗り遅れないようにするのも私たちの仕事ではないかと考えました。

HR分野と元々あったコンサルティングを掛け算してもらうこと、私たちが推奨するテクノロジーを入れてもらうこと。自社で契約すると両方がワンセットになってきて、自然とその水準がグーンと上がりますっていうのをここ最近積極的にやっています。

まだ発展途上ですが、それをやろうっていうことで昨年導入した年調CuBeクラウドがまず第一段階ということでした。

ー今おっしゃられたのはある意味、自社がショーウィンドウっていう感じですよね

僕らが実験台でどのシステム全部僕らがやって見て、エラーを見ながら、エラーも吸収しながらやっていこうっていう方針でやっています。

―『年末調整CuBeクラウド』を使ってみていかがでしたか?

年末調整の情報収集は、社労士事務所も給与計算しているところは一大イベントなんです。

通常であれば、クライアントの担当者さんとやり取りしていればよかったものが、その先には必ず従業員がいます。結果的には、従業員と我々のやり取りになります。そこで、すごく手間だったのが、紙でのやり取りでした。紙を印字する、印刷する、郵送する、郵送したらそれを各自に配布する、各自が記入して戻す、といった工程を短期間で実施することがお互いに手間になっていると思っていました。

そこを簡略化することが、さっきお話した“Enjoy Work”の一環になるのではないか、そして、私たちだけでなく、クライアント様も効果を得られるのではないかと思い、早いうちに導入しようと考えていたところで、2017年トライアルを自社だけで導入しました。そして、今年(2018年)は全面的にやらせて頂きました。

その際に、全クライアント様に原則、年末調整CuBeクラウドでやります。それ以外がイレギュラーであるとアナウンスをしました。なかなかすぐに承認が下りないところもありましたが、わりとかなりの数で使わせて頂いたかなと思います。

―クライアント様での評価はいかがでしたか?

やはり初めてクラウドを使う時は、多少なりとも使い方がわからないとか操作方法がわからないとか、もっとこうだったらいいのにと思うことがありました。
モノが変わる時というのは以前の方が慣れているので、なんとなくやっつけで出来ちゃうから、楽かなって思ってしまうのです。でもトータルで見たら結果的に、今回これを導入して、来年はじゃあ辞めますかって言うと、1回目は一番時間がかかっているはずなのに、辞めたいって言う声は今のところないです。
そういう意味では、最初はあまり皆さん良いことは言わないですけど、できないことっていうのは、導入の痛みの苦しみっていうところがあるのかなって言う風に思っています。基本的には好評だったと思っています。今のところ、来年も続けようと言う動きになっており、成功と言えるのではないでしょうか。

―業務の削減に貢献できていましたでしょうか?

貢献出来たか出来てないかで言ったら、出来たところもあるし、導入したから増えた工数もあると思います。
導入したから増えた工数というのは、さっきお話しした通り、操作がなれていないとか、使い方がわからないことだと思いますが、それについては、独自でクライアント様向け説明会を協業で2回実施し、そこでわりと解消してもらえたのかなって思っています。
それをいきなり年末調整CuBeクラウドのマニュアルをつけてやってと言われたら、ちょっと難しかったかなって言う感じはします。事務の削減のところでは、意識はしてないかもしれませんけど、郵送するとか配布とかが無くなっているのでそういう意味だとすごく削減できたと思います。
自社の中で言うと、以前の作業がなくなったという意味では、ずいぶんできていると思います。
新しいものを入れるということでは、最初の生みの苦しみっていうことがありますが、それはだんだん慣れてきて無駄な作業が無くなっていくことで業務削減になっていると思っています。

―今後「年末調整CuBeクラウド」に期待されることはなんでしょうか?

一つ目は、エムケイシステムの社労夢との連携をできるだけシームレスにすること。二つ目は、一時的に作業が集中するので処理のスピードが速くなるとストレスも無くなるので、その辺は今回解消頂きたいと思っています。

―結構苦労はありましたか?

担当者は初めての操作なので苦労したと思います。ですから、例えば3分くらいの動画マニュアルを作ってそれを配布できたらいいですね。みんなそれをみてやってくれる。今はガイダンスが出ますが、さらにそういったものを作ったらいいと思います。

―始める前にこれだけ一回これに目を通してと言うだけでも違いますよね

そうですね。一番初めに見てもらい、システムの内に入ると「よくある確認」があるから、管理者用とか何本か作ってあったら問い合わせが少なくなるのではないかという気はします。

―最初のあたりからID/PWでみんなつまずいてって問い合わせもありましたけども

そうですね。メールアドレスが届かない人もいました。本当は英数のIDにした方がよかったのではないかという声が出ていました。IDだと絶対そのIDで入れますので。メールで入るのがどういう意味か分からないという問合せもありましたので、その辺を今回どのように解消するかだと思っています。

社労夢と年末調整CuBeが連動していないので、昨年はデータを落とす作業が結構ありまして、今までなかった時間を一日くらいかけて何人かでやったので、それは少し解消しなくてはいけないと思います。

あとは、社員に年末調整CuBeクラウドを導入して使い始めたにも関わらず、提出用の紙がないので、忘れてしまい締切に間に合わないということがありました。アラートを発信できるようにして欲しいですね。例えば、開始時期来てから、一週間何も動きが無かったらアラートを発信とかできたらいいですね。

―2019年度はメールでアラートの一斉案内できるようにします

それをやってもらうと嬉しいですね。

―今日はどうもありがとうございました。

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